PR là gì? Toàn bộ khái niệm, vai trò và cách làm PR hiệu quả nhất

Trong thời đại mà niềm tin dần quyết định đến hành vi mua sắm hàng hóa, PR đã trở thành một “vũ khí mềm” của mọi doanh nghiệp. Thế nhưng, PR là gì và làm thế nào để có thể triển khai được một chiến lược PR hiệu quả, bền vững? ​Sau đây, chúng tôi sẽ giải đáp tường tận thắc mắc này. Cùng khám phá ngay nhé!

1. PR là gì?

PR (tiếng Anh là Public Relations) hay Quan hệ công chúng được biết đến như một lĩnh vực chuyên về việc xây dựng và duy trì hình ảnh tích cực giữa tổ chức nào đó với công chúng của nó. Thuật ngữ này được dùng lần đầu vào năm 1807 bởi Thomas Jefferson – Tổng thống thứ ba nước Hoa Kỳ – trong bản tuyên ngôn độc lập đầu tiên (1776), cho thấy rằng chính trị là lĩnh vực đi đầu trong việc áp dụng PR. 

Đầu năm 1900, PR chính thức hình thành nền móng chuyên nghiệp nhờ vào công lao của Ledbetter Lee. Trong giai đoạn 1960 – 1970, sự bùng nổ của các phương tiện truyền thông đại chúng đã góp phần mở rộng mạnh mẽ vai trò của PR trong xã hội. Sang cuối thế kỷ 20, nó không còn bị giới hạn trong lĩnh vực doanh nghiệp hay chính trị, mà đã hướng ra toàn cầu, len lỏi vào hầu hết các ngành nghề. 

Khi tìm hiểu PR là gì, về bản chất, nó như một chiến lược giúp lan tỏa sứ mệnh, giá trị cốt lõi và tầm nhìn của tổ chức đến khách hàng, nhân viên, cộng đồng. Mục tiêu chính là thiết lập, quảng bá và duy trì các mối quan hệ bền vững. 

Trong Marketing hiện đại, PR được xem là một công cụ quan trọng, giúp doanh nghiệp dự báo rủi ro, hoạch định chiến lược truyền thông, phân tích xu hướng và truyền tải thông tin đến công chúng một cách hiệu quả. Đích đến sau cùng của PR là xây dựng một thương hiệu với hình ảnh tích cực trong tâm trí của người tiêu dùng, đồng thời tạo nên mối quan hệ hai chiều giữa công chúng và tổ chức. 

Những năm gần đây, dưới tác động của Internet và làn sóng toàn cầu hóa, PR dần trở nên quan trọng hơn và thu hút sự quan tâm lớn từ giới trẻ. Nó không chỉ là một nghề “HOT”, mà còn là cầu nối thiết yếu trong các chiến lược phát triển bền vững của mọi tổ chức. 

2. Vai trò của PR trong lĩnh vực Marketing

Có thể nói rằng, Public Relations là một phần không thể thiếu trong lĩnh vực truyền thông và Marketing hiện đại. Sau đây là những vai trò then chốt của PR đối với các hoạt động tiếp thị mà bạn nên ghi nhớ:

• Là công cụ hữu hiệu giúp tổ chức và cá nhân xây dựng hình ảnh thương hiệu một cách chuyên nghiệp, tạo dựng ấn tượng tích cực trong mắt công chúng. 
• Thúc đẩy quá trình quảng bá dịch vụ, thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp đến đông đảo đối tượng mục tiêu. 
• Góp phần tạo dựng và duy trì sự thiện cảm, niềm tin của công chúng, đồng thời xử lý các khủng hoảng truyền thông hay thông tin bất lợi một cách linh hoạt. 
• Hỗ trợ gắn kết nội bộ và tăng cường hình ảnh doanh nghiệp thông qua các hoạt động cộng đồng, từ đó cải thiện tốt mối quan hệ với xã hội. 
• Tạo ra văn hóa thương hiệu đặc trưng qua các chiến lược PR dài hạn, định hình tốt giá trị và bản sắc riêng biệt cho tổ chức. 
• Giữ vững độ uy tín, nâng cao niềm tin từ khách hàng và đối tác qua những thông điệp truyền thông minh bạch, nhất quán. 
• Gia tăng giá trị thương hiệu và mở rộng thêm tệp khách hàng tiềm năng từ việc lan tỏa thông tin đúng cách, đúng lúc. 

3. Ưu – nhược điểm của lĩnh vực PR là gì?

Mặc dù là công cụ chiến lược trong Marketing, nhưng PR vẫn có mặt lợi và hại. Chúng tôi sẽ cập nhật chi tiết qua phần sau đây:

3.1. Một số điểm ấn tượng của Quan hệ công chúng

PR sở hữu rất nhiều ưu điểm nổi bật, có thể kể đến như:

• Tạo dựng niềm tin hiệu quả hơn vì thông tin thường được truyền tải thông qua các kênh đáng tin cậy, không mang tính quảng cáo trực tiếp. 
• Chi phí thực hiện các chiến dịch PR thường thấp hơn so với hình thức quảng cáo truyền thống nhưng lại đem đến tác động sâu rộng. 
• Dễ dàng tiếp cận đúng nhóm công chúng mục tiêu dựa vào nhận thức và hành vi tiêu dùng của nhóm khách hàng. 
• Người tiêu dùng sẽ dễ dàng tiếp nhận các thông tin từ PR hơn so với các hình ảnh quảng bá công khai. 
• Quan hệ công chúng giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh thương hiệu một cách tích cực và bền vững trong mắt công chúng. 

3.2. Nhược điểm của PR là gì?

Bên cạnh ưu điểm, Public Relations vẫn còn tồn tại một vài điểm hạn chế cần chú ý là:

• Thông điệp đôi khi thiếu tính nhất quán hay khó kiểm soát khi lan truyền trên nhiều kênh truyền thông khác nhau. 
• Khả năng kiểm soát nội dung đăng tải trên các phương tiện truyền thông không hoàn toàn chủ động. 
• Doanh nghiệp khó khăn trong việc đo lượng chính xác hiệu quả cũng như mức độ ảnh hưởng của các hoạt động PR. 

4. Đối tượng mà PR đang hướng đến là ai?

Mặc dù còn tồn tại nhiều hạn chế đã được nêu ở trên, PR vẫn được đánh giá là kênh truyền thông hiệu quả nếu được triển khai đúng đối tượng. Vậy đâu là những nhóm đối tượng chính mà hoạt động PR hướng đến? Sau đây là nhóm đối tượng chính của PR mà bạn cần hiểu rõ:

4.1. Circle of Work – Nhóm người liên quan đến hoạt động kinh doanh

Đây là những tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với các hoạt động vận hành và tài chính. Bao gồm:

• Cổ đông, nhà đầu tư.
• Người tiêu dùng và khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ/sản phẩm. 
• Các đối tác kinh doanh, nhà phân phối, nhà cung ứng, đại lý,…

Thực tế, nhóm đối tượng này thường xuyên tương tác với các bộ phận chủ chốt như phòng Marketing, phòng kinh doanh, Ban giám đốc,… Do đó, việc hiểu rõ mối liên kết này sẽ giúp cho bộ phận PR dễ dàng xây dựng chiến lược hiệu quả, đúng trọng tâm và đem đến lợi ích thực tiễn.

4.2. Circle of Trust – Nhóm công chúng có tầm ảnh hưởng gián tiếp 

Để trả lời cho câu hỏi: “Đối tượng của PR là gì?”, thì chúng ta không thể bỏ qua “Circle of Trust”. Đây là nhóm đối tượng có vai trò lan tỏa các thông tin đến cộng đồng, góp phần củng cố độ uy tín và xây dựng lòng tin cho tổ chức. Bao gồm:

• Cơ quan chức năng, tổ chức ban ngành. 
• Nhà báo, phương tiện truyền thông và các nền tảng mạng xã hội. 
• KOLs, chuyên gia, các tổ chức xã hội uy tín,…

Thực tế, nhóm người này thường có mối quan hệ tương hỗ lẫn nhau, chẳng hạn như: tổ chức xã hội cần chuyên gia để định hướng, chuyên gia dựa vào nguồn tin từ báo chí để phân tích,… Ngoài ra, Circle of Trust còn gián tiếp ảnh hưởng đến Circle of Work. 

5. PR là gì? Các loại hình Public Relations phổ biến nhất hiện nay

Tùy vào từng giai đoạn phát triển, nguồn lực triển khai và mục tiêu cụ thể mà mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng các loại hình PR khác nhau. Tuy nhiên, dưới đây là 6 loại hình Public Relations cơ bản nhất mà bạn có thể tham khảo:

5.1. Hoạt định chiến lược PR

Đây chính là bước khởi điểm đặc biệt quan trọng, xác định rõ mục tiêu truyền thông cũng như định hướng triển khai phù hợp với chiến lược Marketing của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm phân tích chuyên sâu SWOT, xác lập mục tiêu SMART, dự đoán các rủi ro, đánh giá nguồn lực, xây dựng kế hoạch chi tiết và đo lường hiệu quả sau chiến dịch. 

Việc hoạch định chiến lược một cách bài bản sẽ giúp doanh nghiệp: 

• Tối ưu hóa hiệu quả phía truyền thông và tập trung nhiều hơn vào các hoạt động có giá trị. 
• Hạn chế được rủi ro nhờ dự đoán trước những tình huống có thể xảy ra. 
• Phân bổ nhân lực và ngân sách hợp lý, từ đó tiết kiệm chi phí. 
• Làm cơ sở đánh giá hiệu quả PR một cách minh bạch và rõ ràng.

5.2. Quan hệ công chúng nội bộ

Đây là một nội dung ít người nghĩ đến khi tìm hiểu PR là gì. Thực tế, Quan hệ công chúng nội bộ sẽ hướng đến mối quan hệ giữa toàn bộ nhân viên, cán bộ với lãnh đạo, từ đó xây dựng môi trường làm việc tích cực, cải thiện tinh thần làm việc và tăng cường sự gắn kết. Theo đó, một số hoạt động phổ biến là: 

• Tăng cường việc giao tiếp nội bộ thông qua buổi họp mặt, nhóm trao đổi, email, bản tin.
• Tổ chức các sự kiện nội bộ như sinh nhật công ty, teambuilding, hội nghị nhân sự,…

Nếu xây dựng được PR nội bộ hiệu quả, các tổ chức sẽ tạo nên văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, từ đó lan tỏa giá trị thương hiệu ra bên ngoài.

5.3. Tổ chức sự kiện

Đây là loại hình Quan hệ công chúng giúp doanh nghiệp tiếp xúc trực tiếp với khách hàng mục tiêu và tăng độ nhận diện thương hiệu. Theo đó, doanh nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch tổ chức các sự kiện như: 

• Sự kiện tại khách sạn, trung tâm hội nghị, sân vận động hoặc trường học tùy quy mô. 
• Buổi họp báo, hội thảo, lễ ra mắt các sản phẩm. 
• Hoạt động offline kết hợp với online như webinar hay livestream. 

Tùy vào tính chất cũng như mục tiêu của sự kiện, bộ phận PR của doanh nghiệp sẽ điều chỉnh nội dung, kịch bản và hình thức truyền thông sao cho phù hợp nhất.

5.4. Quan hệ truyền thông

PR truyền thông được biết đến như một quá trình tạo dựng và duy trì mối quan hệ giữa doanh nghiệp với báo chí, truyền hình lẫn các nền tảng truyền thông số. Khi đó, doanh nghiệp sẽ sử dụng đến những phương tiện này để truyền tải thông điệp một cách chuyên nghiệp, chính thống và hiệu quả hơn.

Nếu bạn còn băn khoăn PR là gì trong bối ảnh truyền thông hiện đại, thì đây chính là hoạt động giúp các thương hiệu có thể kết nối trực tiếp với công chúng qua các kênh uy tín và có độ tin cậy cao. 

Ngoài kênh truyền hình và báo tin truyền thống, mạng xã hội hiện nay cũng đóng vai trò quan trọng trong PR. Nhờ nó mà doanh nghiệp có thể:

• Tổ chức minigame, tung chương trình ưu đãi, tạo các chiến dịch viral trên TikTok, Instagram, Facebook,…
• Hợp tác với Influencers, KOLs hay các Blogger để mở rộng độ phủ sóng. 

5.5. Quan hệ cộng đồng

Hoạt động này sẽ tập trung chủ yếu vào việc xây dựng mối quan hệ giữa các nhóm sau: 

• Nhà đầu tư, khách hàng, nhà phân phối, nhà cung cấp. 
• Chính quyền địa phương, giới truyền thông, tổ chức xã hội.

Các chiến dịch cộng đồng có thể bao gồm chương trình tài trợ sự kiện, hoạt động bảo vệ môi trường, thiện nguyện hay hỗ trợ giáo dục, trang thiết bị. Theo đó, việc làm tốt PR cộng đồng sẽ giúp các doanh nghiệp tạo dựng được một hình ảnh thương hiệu có trách nhiệm, thân thiện và đáng tin cậy trong mắt công chúng. 

5.6. Xử lý khủng hoảng truyền thông

Khi nhắc đến nội dung PR là gì, thì chúng ta chắc chắn không thể bảo qua loại hình xử lý khủng hoảng truyền thông. Thực tế, truyền thông được ví như con dao hai lưỡng và một sự cố nhỏ không được xử lý kịp thời vẫn có thể gây ra tổn hại nghiêm trọng đến độ uy tín của doanh nghiệp. 

Lúc này, người làm PR nhất định phải theo dõi sát sao các kênh truyền thông, sẵn sàng đối mặt với các tin đồn, phản hồi tiêu tục hoặc thông tin sai lệch. Khi khủng hoảng xảy ra bất ngờ, bộ phận PR phải ngay lập tức: 

• Phối hợp với ban lãnh đạo để đưa ra thông tin chính thống đúng lúc. 
• Minh bạch, trung thực trong tất cả phát ngôn và bình tĩnh xử lý tình huống.
• Lên kế hoạch phù hồi lại hình ảnh hậu khủng hoảng.

Một chiến lược xử lý khủng hoảng chuyên nghiệp chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp thành công lấy lại được lòng tin từ công chúng và ổn định hoạt động truyền thông về lâu dài. 

6. Các công cụ hỗ trợ PR là gì?

Dưới đây là một số công cụ phổ biến đang được áp dụng rất rộng rãi trong các hoạt động Quan hệ công chúng mà bạn nên hiểu rõ:

6.1. Tin tức (hay New)

Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tạo ra những câu chuyện truyền thông mang tính thời sự. Theo đó, việc lan tỏa thông tin qua truyền, báo chí hay các kênh tin trực tuyến sẽ giúp thương hiệu tiếp cận công chúng hiệu quả và nhanh chóng. 

6.2. Bài phát biểu (hay Speeches)

Thông qua các bài phát biểu tại sự kiện, hội thảo hay cuộc họp, doanh nghiệp có thể giới thiệu dịch vụ, sản phẩm và nêu rõ định hướng phát triển của mình. Đây là công cụ thường được ban lãnh đạo sử dụng để xây dựng độ uy tín và hình ảnh tổ chức. Đây cũng là ví dụ giúp bạn hiểu PR là gì và cách vận hàng của nó. 

6.3. Sự kiện đặc biệt (hay Special Events)

Tổ chức các sự kiện như lễ khai trương, họp báo, hội chợ triển lãm, chương trình trình diễn, thuyết trình, bắn pháo hoa, hội thảo giáo dục,… Đây là những cách thu hút sự chú ý của truyền thông và công chúng, từ đó nâng cao độ nhận diện thương hiệu. 

6.4. Tài liệu văn bản (hay Printed Materials)

Công cụ này bao gồm brochure, báo cáo thường niên, tài liệu giới thiệu sản phẩm hay tạp chí doanh nghiệp. Đây là nguồn thông tin chính thức cung cấp các nội dung chuyên sâu và đáng tin cậy về doanh nghiệp.

6.5. Tài liệu nghe nhìn (hay Audio-visual Materials)

Tài liệu nghe nhìn gồm các video quảng bá, phim ngắn, slide trình chiếu, DVD hay clip online. Thực tế, chúng đều là những công cụ trực quan giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp sinh động, dễ tiếp cận và phù hợp với xu hướng truyền thông số hiện nay. 

6.6. Bộ phận quan hệ thương hiệu (hay Brand Identity)

Một công cụ mà bạn không được bỏ qua khi tìm hiểu PR là gì chính là bộ nhận diện thương hiệu, bao gồm: logo, màu sắc chủ đạo, đồng phục, bảng hiệu, các mẫu thiết kế nhận diện, văn phòng phẩm và tài liệu bán hàng. Chúng là những yếu tố hình ảnh giúp công chúng dễ dàng nhận diện và ghi nhớ thương hiệu một cách nhất quán và rõ ràng hơn.

6.7. Hoạt động vì cộng đồng (hay Community Service)

Ngày này, các chiến dịch như bảo vệ môi trường sống, thiện nguyện, hỗ trợ y tế hoặc giáo dục được xem là hình thức PR giúp doanh nghiệp thể hiện được trách nhiệm xã hội của mình. Ngoài ra, nhờ những hoạt động này mà doanh nghiệp sẽ tạo dựng tốt hình ảnh gần gũi và tích cực trong mắt cộng đồng. 

6.8. Website và nền tảng số

Đối với lĩnh vực PR hiện đại, blog. website và mạng xã hội là những công cụ thiết yếu. Chúng giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin liên tục, tiếp cận đông đảo người dùng và tương tác trực tiếp với nhóm khách hàng mà không bị giới hạn bởi thời gian hay không gian.

7. PR là gì – Hướng dẫn xây dựng kế hoạch PR hiệu quả nhất

Sau đây là quy trình làm Quan hệ công chúng mà bạn có thể tham khảo:

• Bước 1: Hãy bắt đầu với việc xác định rõ ràng mục tiêu PR mà bạn đang hướng tới, có thể là tăng độ nhận diện thương hiệu, xử lý khủng hoảng truyền thông hoặc cải thiện hình ảnh doanh nghiệp. 
• Bước 2: Xác định chính xác nhóm nhóm công chúng mục tiêu để chọn lựa được thông điệp truyền thông phù hợp và có sức lan tỏa mạnh mẽ hơn. 

• Bước 3: Xây dựng chiến lược tổng thể sao cho phù hợp nhất với mục tiêu, đảm bảo tính định hướng và nhất quán trong thông điệp. 
• Bước 4: Chi tiết hóa chiến lược thành các hoạt động cụ thể như viết thông cáo báo chí, tổ chức sự kiện, truyền thông mạng xã hội,… Đồng thời, bạn cũng phải chú ý phân công nguồn lực hợp lý khi thực hiện. 
• Bước 5: Ước lượng và phân bổ ngân sách cho từng hoạt động để bảo đảm có khoản tài chính phù hợp, tránh lãng phí. Nếu bạn đang thắc mắc bước 5 khi xây dựng PR là gì thì đây chính là câu trả lời.
• Bước 6: Tiến hành thực hiện các hoạt động đã được xây dựng, đảm bảo đúng tiến độ cũng như theo sát mục tiêu đề ra. 
• Bước 7: Sau khi chiến dịch kết thúc, hãy tiến hành đo lường lại kết quả, thu thập các phản hồi từ công chúng và phân tích dữ liệu để rút kinh nghiệm, điều chỉnh sao cho các hoạt động PR sau này hiệu quả tốt hơn. 

8. PR là gì? Phân biệt nhanh, chi tiết PR và Quảng cáo

Để giúp bạn dễ dàng phân biệt PR và Quảng cáo, chúng tôi đã lập bảng so sánh chi tiết như sau: 

Tiêu chí	Public Relation (PR)	Quảng cáo
Bản chất hoạt động	Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa công chúng với doanh nghiệp.	Quảng bá dịch vụ/sản phẩm để thúc đẩy hành vi mua sắm.
Mục tiêu	Tạo dựng độ uy tín, hình ảnh tích cực và lòng tin từ cộng đồng.	Tăng doanh số, độ nhận diện thương hiệu và khả năng phủ sóng thị trường.
Phương thức triển khai	Thông qua truyền thông báo chí, chăm sóc khách hàng, sự kiện, CSR,…	Qua các kênh truyền thông có trả phí như banner, TVC, email marketing,…
Độ tin cậy từ công chúng	Cao hơn do thông tin được truyền tải qua các kênh trung lập hoặc uy tín.	Thương bị xem là thiên vị do xuất phát từ chính doanh nghiệp (paid media).
Tác động đến công chúng	Mang tính dài hạn, xây dựng được niềm tin và hình ảnh thương hiệu bền vững.	Tác động nhanh, dễ dàng thu hút sự chú ý nhưng hiệu quả lại mang tính ngắn hạn.
Tính tương tác hai chiều	Có – PR thường chú trọng đến phản hồi và duy trì đối thoại với công chúng.	Thấp – Quảng cáo chủ yếu là thông điệp một chiều từ phía các doanh nghiệp đến khách hàng.

9. PR là gì và một số Case Study về các chiến dịch PR thành công

Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu hai ví dụ điển hình về chiến dịch PR để lại dấu ấn sâu sắc trong cộng đồng:

9.1. Chiến dịch “Real Beauty” của Dove

Dove – thương hiệu mỹ phẩm trực thuộc tập đoàn Unilever – đã thực hiện chiến dịch “Real Beauty” nhằm khuyến khích phụ nữ tự tin hơn với vẻ đẹp tự nhiên của mình, thay vì mãi chạy theo các chuẩn mực về thẩm mỹ phi thực tế. Theo đó, chiến dịch bắt đầu bằng việc công bố một nghiên cứu gây chú ý là: chỉ có 2% phụ nữ trên toàn thế giới tự cho rằng mình đẹp.

Sau đó, Dove đã phát hành hàng loạt video, hình ảnh và đoạn phỏng vấn ghi lại phản ứng của phụ nữ khi họ được mô tả qua góc nhìn của người khác một cách chân thực, cảm xúc. Chiến dịch này đã nhanh chóng trở thành hiện tượng toàn cầu ngay sau đó, không chỉ giúp Dove tăng trưởng doanh thu đáng kể mà còn xây dựng hình ảnh thương hiệu gắn liền với giá trị nhân văn.

9.2. IKEA – “ThisAbles”: Thiết kế vì người khuyết tật

Vào năm 2019, IKE Israel đã kết hợp cùng với tổ chức phi lợi nhuận Milat và Access Israel để phát động chiến dịch “ThisAbles”. Đây là một dự án giúp người khuyết tật có thể sử dụng bộ nội thất của hãng một cách thuận tiện hơn. IKEA đã thiết kế các phụ kiện in 3D để cải tiến sản phẩm sẵn có như chân giường cao hơn, tay cầm dễ cầm hơn hoặc các nút bấm dễ thao tác.

Sau khi ra mắt, chiến dịch này đã được truyền thông rộng rãi trên khắp mạng xã hội, đặc biệt là những video giới thiệu về dự án. Không chỉ giúp cải thiện cuộc sống cho người yếu thế, “ThisAbles” còn giúp nâng cao độ uy tín của IKEA như một thương hiệu thấu hiểu và luôn đồng hành cùng mọi người, kể cả nhóm đối tượng đặc biệt. 

Bài viết trên đây là tất cả kiến thức về lĩnh vực Quan hệ công chúng. Mong rằng với những gì chúng tôi chia sẻ, bạn đã biết rõ PR là gì và vai trò quan trọng của nó trong các chiến lược truyền thông. Một kế hoạch PR bài bản sẽ giúp thương hiệu tạo được niềm tin bền vững đấy!