OKR brainstorming là gì? Hướng dẫn chi tiết cách thực hiện từ A – Z

“OKR brainstorming là gì?” là một trong những câu hỏi thường gặp khi các doanh nghiệp muốn tìm cách nâng cao hiệu quả quản lý mục tiêu. Đây là một phương pháp thảo luận đầy sáng tạo, giúp cá nhân và tổ chức xác định rõ ràng mục tiêu cùng kết quả then chốt, từ đó mà thúc đẩy hiệu suất làm việc. Cùng khám phá khái niệm này ngay bây giờ nhé!

1. OKR brainstorming là gì?

OKR brainstorming là một quá trình sáng tạo và phát triển các mục tiêu cùng kết quả then chốt dành cho cá nhân, phòng ban hay toàn bộ tổ chức. Trong đó, OKR (Objective & Key Results) là một công cụ quản lý mục tiêu rất hiệu quả, giúp gắn kết hoạt động của từng thành viên với định hướng chung. Thông qua OKR brainstorming, bạn sẽ xác định được đều cần đạt, cách đo lường tiến bộ và những bước hành động để thực hiện hóa mục tiêu ban đầu. 

2. Những vai trò quan trọng của OKR brainstorming

OKR Brainstorming nắm giữ vai trò then chốt trong việc hình thành cũng như phát triển các mục tiêu cùng kết quả then chốt ở cấp cá nhân, phòng ban và tổ chức. Nếu bạn thắc mắc lợi ích của OKR Brainstorming là gì, thì hãy theo dõi phần tiếp theo.

Dưới đây là những lợi ích mà yếu tố này mang lại: 

• Khơi nguồn ý tưởng: Tạo ra nhiều ý tưởng, sáng kiến đa dạng, giúp mục tiêu trở nên phong phú và linh hoạt hơn. 
• Thúc đẩy sự gắn kết: Gia tăng sự tham gia và cam kết của các thành viên, đồng thời củng cố thêm khả năng cộng tác và giao tiếp giữa các cá nhân, phòng ban. 
• Giảm thiểu sai sót: Đảm bảo không xảy ra tình trạng hiểu sai hay bỏ sót những mục tiêu quan trọng, kể cả mục tiêu khó chinh phục, từ đó tối ưu hiệu quả triển khai OKR. 
• Đồng bộ chiến lược: Gắn kết mục tiêu của từng cá nhân cùng với định hướng và tầm nhìn chung của tổ chức, đảm bảo sự nhất quán trong tất cả hoạt động.

3. Phiên động não OKR sẽ bao gồm những hoạt động gì?

Phiên động não OKR thường được tổ chức dưới dạng một cuộc họp chuyên đề hoặc workshop với sự tham gia của nhiều cấp trong tổ chức, Thông thường, chu kỳ sáng tạo này sẽ kéo dài một quý hoặc một năm. Theo đó, một OKR brainstorming hiệu quả sẽ bao gồm các bước sau đây:

3.1. Lên lịch và chuẩn bị phiên họp

Bước đầu tiên bạn cần làm là xác định thời gian, thành phần tham dự và mục tiêu cho buổi brainstorming. Việc này bao gồm: 

• Rà soát lại OKR hiện tại để đánh giá mức độ hoàn thành, các rào cản gặp phải và bài học rút ra. 
• Xác định một chương trình nghị sự cụ thể, tránh bị lan man. 
• Gửi trước tài liệu cho người tham dự để họ có thời gian để suy nghĩ các ý tưởng. 

Một phiên họp chuẩn bị tốt sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và tăng chất lượng đóng góp. Ví dụ, nếu mục tiêu quý trước là tăng 20% doanh số nhưng thực tế chỉ đạt 17%, thì nhóm cần tiến hành phân tích nguyên nhân trước khi đặt ra mục tiêu mới. 

3.2. Chuẩn bị không gian họp

Trong bất kỳ buổi thảo luận nào, đặc biệt là khi tìm hiểu OKR brainstorming là gì và triển khai thực tế, không gian hợp giữ vai trò quan trọng trong việc khơi gợi lên các ý tưởng của người tham dự. ​Lúc đó, bạn tham khảo cách sau: 

• Họp trực tiếp: Nên chọn phòng họp rộng rãi, có đủ ánh sáng, bảng trắng, giấy ghi chú và bút màu. Việc thường xuyên đứng lên dán sticky notes sẽ giúp bạn tăng sự tương tác. 
• Họp trực tuyến: Có thể dùng đến công cụ bảng trắng như Figma, Miro hoặc Jamboard. Để tạo không khí sinh động, bạn nên thêm icon, ảnh động hoặc tính năng bỏ phiếu trực tuyến.

3.3. Giới thiệu không gian vấn đề

Nếu là người điều phối, trong khoảng 10 – 15 phút đầu, bạn nên: 

• Giới thiệu mục tiêu của buổi brainstorming. 
• Giải thích nhanh qua quy trình và các nguyên tắc (ví dụ như khuyến khích sáng tạo, không chê bai ý tưởng của người khác,…). 
• Xác định rõ ràng “không gian vấn đề”, tức phạm vi sẽ bàn bạc, tránh mở rộng quá nhiều làm cho buổi họp bị loãng.

3.4. Hoạt động của OKR brainstorming là gì? – Kết luận ý tưởng

Bước này khuyến khích mọi người viết ra toàn bộ ý tưởng, bao gồm cả những ý nghĩ “điên rồ” hay chưa khả thi ngay. Nguyên tắc chính là: không phán xét khi đang thu thập ý tưởng. 

Để dễ định hướng, bạn có thể chia ý tưởng thành nhiều nhóm chủ đề khác nhau như: 

• Phát triển thương hiệu
• Tăng trưởng doanh thu
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng
• Tối ưu quy trình nội bộ. 

Ví dụ: Ở nhóm “tăng trưởng doanh thu”, một thành viên có thể đề xuất việc mở kênh bán hàng trên TikTok Shop, dù chưa ai thử trước đó. 

3.5. Trình bày và phân cụm ý tưởng

Sau khi mọi người viết xong, mỗi người sẽ bắt đầu trình bày tóm tắt ý tưởng của mình. Lúc này, người điều phối hay thư ký sẽ nhóm các ý tưởng tương đồng lại thành một cụm chủ đề. Hành động này sẽ giúp bạn nhận ra những hướng đi chính và tránh bỏ sót những ý tưởng giá trị. Đây cũng là bước để mọi người có thể nhìn thấy sự liên kết giữa các đề xuất. 

3.6. Bỏ phiếu chọn ý tưởng

Trong quá trình tìm hiểu OKR brainstorming là gì và áp dụng thực tế, bước bỏ phiếu sẽ giúp nhóm xác định những ý tưởng khả thi và tiềm năng nhất: 

• Họp trực tiếp: Dùng sticker màu dán lên ý tưởng mình yêu thích. 
• Họp online: Sử dụng tính năng voting của công cụ bảng trắng. 

Những ý tưởng nhận được nhiều phiếu nhất thường là ý tưởng dễ dàng triển khai hay đem lại tác động lớn. Tuy nhiên, ý tưởng ít phiếu vẫn nên được lưu lại để có thể tham khảo cho tương lai.

3.7. Phân tích bằng ma trận ưu tiên

Các ý tưởng được chọn sẽ được phân tích theo ma trận ưu tiên, dựa vào hai tiêu chí chính: 

• Mức độ tác động (Impact)
• Mức độ nỗ lực/nguồn lực cần thiết (Effort)

Ở bước này, nhóm có thể tác ra làm việc với giám đốc kỹ thuật, quản lý sản phẩm hoặc bộ phận liên quan để xác định rõ tính khả thi.

3.8. Phỏng vấn và lấy ý kiến các bên liên quan

Để hiểu rõ hơn OKR brainstorming là gì và đảm bảo tính toàn diện của kết quả, nếu một số bên quan trọng không có mặt, bạn cần gửi báo cáo kết quả của buổi brainstorming và xin phản hồi của họ. Điều này sẽ đảm bảo mọi quyết định đều được cân nhắc từ nhiều góc nhìn, đặc biệt là ở cấp lãnh đạo hoặc bộ phận thực thi. Bạn có thể dùng đến email, Google Form hoặc họp nhanh 15 phút để lấy thêm ý kiến bổ sung. 

3.9. Xác định bước tiếp theo

Sau khi thống nhất danh sách mục tiêu và kết quả then chốt, nhóm sẽ chia thành các nhóm khác nhau để phụ trách riêng từng mục tiêu. Mỗi nhóm cần: 

• Lập nên kế hoạch hành động một cách chi tiết. 
• Phân công rõ trách nhiệm. 
• Xác định deadline và tiêu chí đánh giá.

Điều này giúp các ý tưởng được thực hóa ngay, tránh để buổi họp sáng tạo chỉ dừng lại ở mức “lý thuyết”. 

4. OKR brainstorming là gì? Cách thực hiện hiệu quả nhất

Dưới đây là quy trình 3 bước chi tiết giúp các cá nhân hay bộ phận triển khai OKR brainstorming hiệu quả: 

4.1. Thu thập toàn bộ ý tưởng và sáng kiến về mục tiêu

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong brainstorming chính là thu thập càng nhiều ý tưởng càng tốt. Đây là lúc bạn cần mở rộng tư duy, không đặt ra giới hạn cho bản thân và cũng công phán xét bất kỳ ý tưởng nào. Một số nguồn gợi ý để bạn tìm kiếm ý tưởng mục tiêu (Objective) là: 

• Các kết quả từ chu kỳ trước: Xem lại những mục tiêu còn chưa hoàn thành, các dự án vẫn dang dở hay phần cần cải thiện. 
• Dựa trên dự án hoặc chiến dịch: Nếu sắp triển khai một chiến dịch Marketing, nâng cấp hệ thống hay ra mắt sản phẩm mới, bạn có thể đặt mục tiêu xoay quanh những hoạt động đó.

• Từ chiến lược dài hạn của doanh nghiệp/bộ phận: Ví dụ nếu doanh nghiệp hướng đến việc mở rộng thị trường quốc tế, bộ phận Marketing có thể đặt ra mục tiêu về nội dung đa ngôn ngữ. 
• Các vấn đề cần giải quyết: Đôi khi mục tiêu có thể xuất phát từ “nỗi đau” ở hiện tại như cải thiện trải nghiệm người dùng hay giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ. 

Khi đã có được danh sách các mục tiêu tiềm năng, bạn cần xác định những kết quả then chốt (Key Results) cho từng mục tiêu. Trong đó, mỗi mục tiêu thường nên có từ 3 – 5 kết quả then chốt, giữ vai trò như thước đo cụ thể cho thấy bạn đang đến gần hơn với mục tiêu. 

Ví dụ: 

• Mục tiêu: Tăng trưởng lượng khách truy cập và website.
• Kết quả then chốt: Organic traffic tăng khoảng 15%, thời gian trung bình trên trang tăng lên khoảng 3 phút và tỷ lệ thoát giảm 10%.

4.2. Đánh giá giá trị và tính khả thi của mục tiêu, kết quả

Nếu bạn không biết bước tiếp theo để thực hiện hiệu quả OKR brainstorming là gì thì câu trả lời là lọc và đánh giá. Đây là khâu dùng để quyết định xem ý tưởng nào có đủ giá trị và tính khả thi để đưa vào bộ OKRs chính thức. Dưới đây là tiêu chí đánh giá mà bạn cần biết: 

• Tiêu chí đánh giá Mục tiêu (Objective)
  • Quan trọng và các tác động rõ ràng: Mục tiêu phải đem đến giá trị thực sự, đóng góp cho định hướng lớn của bộ phận và doanh nghiệp. 
  • Rõ ràng và đo lường được: Thay vì “cải thiện website”, hãy chọn mục tiêu “Tăng 20% tỷ lệ chuyển đổi trên website”. 
  • Truyền cảm hứng: Mục tiêu nên đủ thách thức để tạo thêm động lực, nhưng không quá xa vời để không bị chán nản. 
  • Phù hợp với chiến lược chung: Đảm bảo mục tiêu hướng đến cùng “bức tranh lớn” do tổ chức vẽ ra. 
  • Có thời hạn cụ thể: Giúp duy trì sự tập trung cũng như tạo áp lực tích cực để hoành thành. 
• Tiêu chí đánh giá Kết quả then chốt (Key Results):
  • Đo lường bằng con số: Ví dụ, thay vì “Tăng khách hàng tiềm năng”, bạn hãy viết “Tăng thêm 500 khách hàng tiềm năng ở mỗi tháng). 
  • Có thời hạn rõ ràng: Giúp kiểm soát tốt tiến độ, tránh trì hoãn. 
  • Tính thực tế: Dựa trên năng lực nhân sự, công cụ hiện có và ngân sách. 
  • Trực tiếp liên quan đến mục tiêu: Kết quả phải là chỉ số phản ánh được tiến độ đạt mục tiêu, tránh liệt kê những việc không có liên quan. 

4.3. Lựa chọn và chốt bộ OKRs chính thức

Thực tế, việc hiểu rõ OKR brainstorming là gì, cách thực hiện ra sao sẽ giúp bạn thúc đẩy hiệu suất làm việc. Ở bước cuối cùng, bạn cần chắt lọc những mục tiêu tinh túy nhất để đưa vào chu kỳ OKR tiếp theo. Nguyên tắc vàng là: ít nhưng chất nhất. Theo đó, một OKR tốt thường chỉ gồm 3 – 5 mục tiêu chính, mỗi mục tiêu có từ 3 – 5 kết quả then chốt.

Bạn có thể tham khảo cách chọn lọc như sau: 

• Ưu tiên mục tiêu có tác động chiến lược lớn và khả thi trong khung thời gian. 
• Loại bỏ các mục tiêu “hay nhưng không cấp thiết” để tránh việc quá tải. 
• Cân bằng giữa mục tiêu “duy trì” (đảm bảo các hoạt động diễn ra ổn định) và mục tiêu “bứt phá (hay đem lại sự thay đổi lớn). 

Sau khi chọn lọc xong, hãy trình bày lại OKRs cho nhóm/bộ phận để mọi người cùng nhau rà soát và cam kết. Đây cũng được xem là bước cực kỳ quan trọng để bạn có thể tạo nên sự đồng thuận và trách nhiệm chung. 

Trên đây là toàn bộ kiến thức cần thiết để giải thích OKR brainstorming là gì. Phiên động não OKR không chỉ là bước khởi đầu để xác định mục tiêu và kết quả then chốt, mà còn là cơ hội gắn kết đội ngũ, khai thác những ý tưởng mới và hướng đến tầm nhìn chung của tổ chức.