Trong lĩnh vực marketing, Brief là một thuật ngữ vô cùng quan trọng. Hiểu một cách đơn giản, Brief là một tài liệu tóm tắt đầy đủ những thông tin cốt lõi nhất về một dự án. Nó đóng vai trò như kim chỉ nam, giúp các team marketing và agency đi đúng hướng, đảm bảo mọi hoạt động đều hướng tới mục tiêu chung. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết Brief là gì, vai trò của nó cũng như cách để tạo nên một bản Brief chuyên nghiệp, hiệu quả.

Brief là gì?

Trong marketing có một thuật ngữ thường được sử dụng là “Brief”. Vậy Brief là gì? Hiểu đơn giản, Brief chính là một dạng chiến lược marketing quan trọng để giúp cho việc tính toán cũng như đo lường kết quả một cách tối ưu nhất. Nhất là với lĩnh vực content, Brief thường quyết định khoảng hơn 50% sự thành công của dự án.

Brief là dạng văn bản, thể hiện đầy đủ các thông tin một cách ngắn gọn và cô đọng những công việc mà khách hàng (Client) gửi về cho công ty Agency (chuyên dịch vụ Marketing). Các thông tin trong Brief được gửi đến với mục đích hỗ trợ các Agency hiểu được yêu cầu từ khách hàng một cách rõ ràng và thực hiện đúng thời hạn. Đây cũng được xem là cơ sở để đánh giá kết quả mà chiến dịch đã thực hiện được trong thời gian đó.

Brief có vai trò quan trọng như thế nào?

Ngoài việc tìm hiểu Brief là gì, vai trò của Brief đồng thời cũng là một chủ đề quan trọng đối với lĩnh vực Marketing. Theo đó, Brief là bản tóm tắt nội dung có vị trí vô cùng quan trọng đối với các chiến lược Marketing. Thông qua nền tảng này, Marketer có thể quảng cáo các dự án của mình theo trình tự và nhận về nhiều lợi ích thiết thực.

Khi có một Brief Marketing đạt chuẩn, bạn có thể:

Đặt ra được những mục tiêu chiến lược quảng cáo thông qua việc nghiên cứu cũng như tổng hợp các thông tin từ bản Brief trước đó.
Đề ra những cột mốc một cách rõ ràng để theo dõi cũng như phân tích các biến động và kết quả đạt được trong quá trình thực hiện chiến dịch.
Linh hoạt hơn trong quá trình làm việc và phân phó nhiệm vụ, theo dõi công việc của từng thành viên cũng như những bên liên quan khác.
Mô tả rõ ràng các chiến lược quảng cáo một cách chuyên nghiệp nhất.
Phân tích và đánh giá về hiệu quả cũng như sự thành công của chiến lượng marketing một cách dễ dàng hơn.
Nghiên cứu và phân tích các đối tượng cần đặt ra mục tiêu trong chiến lược cần thực hiện.

Tóm lại, nhờ bản thông tin Brief Marketing được soạn thảo bài bản, các doanh nghiệp sẽ nắm rõ mục tiêu, chiến lược cũng như định hướng được khả năng thành công trong chiến dịch.

Brief ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của chiến lược Marketing

Các loại Brief phổ biến hiện nay

Ở phần nội dung Brief là gì, chúng ta đã biết được đây chính là một đoạn văn bản truyền đạt các nội dung một cách ngắn gọn và súc tích. Bản tóm tắt này cần phải thể hiện được cảm hứng của sự sáng tạo một cách mới mẻ cho các doanh nghiệp Agency. Brief hiện đang được chia ra làm 2 loại chính bao gồm Communication Brief và Creative Brief.

Creative Brief

Đây là văn bản tóm tắt nội dung sáng tạo, thường được sử dụng trong nội bộ của các Agency. Brief Creative hướng đến việc phân phối thông tin cũng như truyền động lực để Creative Team tăng thêm khả năng sáng tạo và làm việc. Nội dung của Brief Creative gồm có:

Job Description: Bao gồm những thông tin mô tả công việc một cách cụ thể.
Target Audience: Giúp định hướng những nội dung mà các khách hàng mục tiêu cần có.
SMP (Single – Minded – Proposition): Đây là những tác động quan trọng của sản phẩm và dịch vụ dành cho khách hàng.
Key Response: Mục tiêu cuối cùng là hướng đến những hoạt động của khách hàng.
Budget: Đây là phần ngân sách cần cho những chiến lược của Creative Brief.

Communication Brief

Communication Brief là một phiên bản chi tiết được các Agency soạn thảo để cung cấp cho khách hàng. Để minh họa rõ hơn cho khái niệm brief là gì, bản Communication Brief này thường được soạn thảo ở dạng câu hỏi 5W1H (What, Where, Why, Who, When, How). Các thông tin về thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ sẽ được thể hiện qua mô hình này để hiểu rõ mục tiêu cần đạt được.

Bản Brief đầy đủ này thường bao gồm các nội dung sau:

Project: Phần mục đích cần thực hiện dự án.
Client: Khách hàng
Brand: Gồm có những thông tin có liên quan về thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ,…
Project Description: Phần mô tả những yêu cầu cần có về các task cần phải thực hiện
Band Background: Gồm các thông tin về đối thủ cạnh tranh và những nền tảng phát triển ở trên thị trường
Objectives: Là mục tiêu tiếp thị của dự án
Target Audience: Là những thông tin về mục tiêu mà khách hàng cần hướng đến
Coverage: Giúp khoanh vùng địa điểm cụ thể cần phải thực hiện
Budget: Là ngân sách cần có cho chiến dịch
Timing: Phân chia thời gian thực hiện một cách hợp lý

Nhìn chung, Communication Brief quan trọng hơn so với Creative Brief. Vì vậy, Communication Brief cần được đầu tư chuyên nghiệp và chi tiết hơn để truyền đạt cảm hứng cho những người thực hiện.

Các yếu tố hình thành một bản Brief chuyên nghiệp

Để hoàn thiện một bản Brief chuẩn chỉnh nhất, chúng ta cần lưu ý đến 7 yếu tố cơ bản như sau:

Các yếu tố tạo nên một bản Brief hoàn chỉnh

Brief ngắn gọn, súc tích các ý chính quan trọng

Nếu Brief vị nhồi nhét quá nhiều thông tin sẽ khiến chúng không chuyên nghiệp. Bản Brief này cũng có thể khiến những người tiếp nhận thông tin dễ bị rối loạn và khó để hoàn thiện các yêu cầu đã đề ra. Vì vậy, khi viết Brief, bạn cần đảm bảo kết cấu ngắn gọn, nội dung súc tích, có chứa đầy đủ các ý chính và phân định mục tiêu rõ ràng.

Định hướng nội dung của Brief đóng vai trò hết sức quan trọng. Chính vì vậy, nội dung của Brief phải xoay quanh những vấn đề, mục tiêu,… có liên quan đến sản phẩm, thương hiệu,…

Xác định chính xác mục tiêu

Hiểu rõ được Brief là gì sẽ giúp bạn dễ dàng xác định được mục tiêu của chiến lược Marketing. Tuy nhiên, trước đó, bạn cần có thời gian để nghiên cứu và phân tích thị trường. Sau đó, dựa trên thông tin số liệu đã thu thập được, bạn có thể xác định rõ mục tiêu cần đạt được và đề ra chi tiêu, kế hoạch cụ thể. Thông qua Brief được định hướng mục tiêu rõ ràng, những người thực hiện dự án cũng sẽ bám sát và làm việc với hiệu suất tốt nhất.

Có đầy đủ thông tin về các bên có liên quan đến dự án

Trong Brief phải được liệt kê đầy đủ và chính xác những thông tin về các đơn vị có liên quan đến dự án. Thông qua đó, người thực hiện sẽ có được những định hướng tốt hơn và dễ dàng tìm kiếm được các thông tin mà mình cần có trong suốt quá trình thực hiện. Điều này giúp làm rõ hơn cho khái niệm brief là gì và vai trò của chúng.

Theo đó, nội dung các đơn vị liên quan sẽ cung cấp thông tin rõ ràng cho cả Agency và Client. Khi thông tin được viết rõ ràng thì dự án sẽ được đi đúng hướng và kiểm soát các sự cố một cách đơn giản hơn.

Đối với Agency: Mọi thông tin cần có về bộ phận tham gia có liên quan phải được cung cấp đầy đủ và chi tiết. Những người chịu trách nhiệm cho các công việc cụ thể đều phải được ghi chú rõ ràng. Thông qua đó, người điều hành dự án sẽ nắm rõ thông tin và thúc đẩy từng người hoàn thiện tốt công việc của mình.
Đối với Client: Trong văn bản Brief cần phải nêu rõ người chịu trách nhiệm cho dự án và người sẽ đứng ra giải quyết khi quá trình làm việc có vấn đề phát sinh.

Phân tích đối thủ cạnh tranh

Việc phân tích và hiểu được đối thủ cạnh tranh đóng vai trò hết sức quan trọng đối với một chiến lược Marketing. Để chiến dịch thành công như mong muốn, kết quả chiến dịch cần đảm bảo vượt qua được đối thủ cạnh tranh của mình. Đó cũng là lý do vì sao, các bản Brief luôn bao hàm yếu tố phân tích các đối thủ cạnh tranh trong cùng một lĩnh vực để làm rõ chiến lược của họ và đưa ra bản đánh giá cuối cùng. Dựa vào đó, chúng ta sẽ có được một bản chiến lược mới hoàn thiện hơn.

Phân chia thời gian thực hiện

Nếu thời gian thực hiện chiến dịch quá ngắn hoặc quá dài cũng có thể khiến cho các bản Brief không còn chất lượng. Vì vậy, một người viết Brief chuyên nghiệp cần phải biết sắp xếp và điều phối thời gian cho các task một cách hợp lý để tránh làm ảnh hưởng đến hiệu quả chung của công việc.

Việc xác định khung thời gian chính xác cũng chính là một phần quan trọng để làm rõ brief là gì. Kết quả thực hiện cũng như thời điểm hoàn thiện dự án cần được gói gọn trong một khoảng thời gian lý tưởng nhất, đảm bảo hiệu quả ưng ý nhất.

Brief cần được phân chia thời gian làm việc cụ thể, rõ ràng

Ngân sách dự phòng

Mỗi một chiến dịch marketing đều có một khoản ngân sách ứng đối phù hợp. Theo đó, khi viết Brief Marketing, bạn đồng thời cũng phải dự trù được kinh phí và đưa ra khoảng ngân sách tương ứng. Để đề phòng vấn đề có thể phát sinh, bạn đồng thời cũng phải có thêm chỉ mục ngân sách dành cho những rủi ro có thể xảy ra. Khoản ngân sách này sẽ giúp chúng ta dễ dàng xử lý nhanh các tình huống bất ngờ mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ của toàn bộ công việc.

Quy trình sử dụng Brief của Client đối với Agency

Thông thường, để có thể sử dụng văn bản tóm tắt chiến lược Marketing một cách hiệu quả, chúng ta cần phải tìm hiểu về quy trình sử dụng Brief là gì. Theo đó, để triển khai một Brief của Client với Agency, chúng ta sẽ thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Cung cấp Brief

Đầu tiên, phía Client sẽ phải cung cấp một bản Brief chi tiết cho Agency gồm các nội dung:

Bối cảnh của doanh nghiệp ở giai đoạn hiện tại
Nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến
Thông tin và các hình ảnh có liên quan đến thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp
Thông điệp và slogan doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng
Mục tiêu của toàn bộ dự án
Những vấn đề mà doanh nghiệp hiện đang phải đối mặt và đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực của doanh nghiệp
Các thông tin khác về ngân sách dự án, những hoạt động phụ trợ,…

Bước 2: Pitching

Sau khi các Agency đã nhận được bản Brief hoàn chỉnh từ Client, họ sẽ tham gia Pitching. Giai đoạn này cho thấy vai trò của Brief là gì trong việc khởi đầu một dự án. Lúc này, các Account và Planner sẽ lên một bản kế hoạch tổng quan cho dự án (được gọi là Proposal) và thuyết trình trước mọi người.

Thời gian Pitching của các Agency trước Client

Bước 3: Planning

Từ thông tin trên bản Brief, bước tiếp theo cần triển khai chính là lên một chiến lược hoàn chỉnh để thực hiện. Trong bản chiến lược đó cần đảm bảo đầy đủ những kế hoạch quan trọng có liên quan như:

Big idea và budget: Đảm bảo sự phù hợp trong các ý tưởng, ngân sách và tỷ lệ thành công cao nhất khi thực hiện theo đó.
Kế hoạch cho dự án phải chi tiết, được phân công cho từng bộ phận, nhiệm vụ và có thể phân chia theo từng giai đoạn khác nhau

Bước 4: Production

Khi đã nắm rõ thông tin Brief chi tiết và được thông qua thì đơn vị Agency sẽ bắt đầu thực hiện công việc theo như kế hoạch đề ra như xây dựng nội dung, thiết kế banner, edit ảnh, quay dựng video,… Những công này cần phải được hoàn thiện đúng lúc để đưa lên các trang thông tin quảng cáo có trong bản kế hoạch.

Bước 5: Advertising

Đây là giai đoạn Agency triển khai những hoạt động media dựa theo kế hoạch đã đề ra để gia tăng cơ hội tiếp cận với nhóm khách hàng mục tiêu. Việc làm này đồng thời cũng đảm bảo hiệu quả của quá trình quảng cáo là tốt nhất, bởi mọi hoạt động đều được xây dựng dựa trên thông tin cốt lõi đã xác định trong bản brief. Điều này làm nổi bật hơn khái niệm Brief là gì trong việc đảm bảo sự thành công của chiến dịch.

Đối với task Advertising, bạn có thể chọn quay video theo hình thức TVC. Lúc này, dựa trên bản Brief có được từ Client, phía Agency sẽ lên ý tưởng, viết kịch bản, chọn bối cảnh và diễn viên phù hợp rồi quay TVC,…

Chiến dịch Marketing không thể thiếu được giai đoạn quảng cáo sản phẩm, dịch vụ

TVC được sản xuất không chỉ tăng khả năng tiếp cận với khách hàng mục tiêu mà còn giúp tối ưu hiệu quả của chiến dịch quảng cáo. Một TVC chuyên nghiệp, nội dung lôi cuốn và phù hợp với mọi kênh truyền thông hiện nay sẽ mang đến kết quả tốt nhất.

Bước 6: Report & Payment

Việc report sẽ giúp đo lường hiệu quả về chiến dịch cũng như theo dõi tình hình để đánh giá, phân tích kết quả của dự án. Thông qua đó, bạn có thể đưa ra những đề án và chiến dịch tốt hơn nhằm tăng hiệu quả quảng cáo của chiến dịch.

Payment chính là giai đoạn cuối cùng trước khi hoàn tất chiến dịch quảng cáo. Client và Agency sẽ tiến hành thanh toán những khoản phí đã được ký kết trong hợp đồng.

Một số loại Brief mẫu

Tùy thuộc vào từng loại hình dịch vụ cũng như ngành nghề mà các Marketer sẽ có một khung Brief mẫu khác nhau. Một vài loại Brief thường được sử dụng như:

Creative Brief

Nội dung trong bản Brief này gồm có:

Campaign Requirement (Yêu cầu cần thực hiện)
Background của sản phẩm hoặc dịch vụ với các thông tin: Nội dung và thời gian thực hiện chiến lược.
Mở rộng thêm các thông tin khác có liên quan về sản phẩm và dịch vụ.
Tìm hiểu về thị trường và đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực.
Thông điệp cần truyền tải cũng như các mục tiêu cần quảng cáo đến thị trường.
Mandatories (Những điều bắt buộc) cần phải có trong dự án bao gồm: hình ảnh của sản phẩm, slogan, tên của chiến dịch,…
Thời gian thực hiện chiến lược, kênh thông tin cần đăng bài viết
Các yêu cầu khác
Người liên lạc và timeline để tiện liên hệ khi xảy ra các vấn đề cần trao đổi, giải quyết

Communication Brief

Trong bản Brief này sẽ bao gồm các thông tin:

Mục tiêu của chiến dịch quảng cáo
Khách hàng của dự án là ai, tìm hiểu kỹ chân dung của khách hàng để hiểu được nhu cầu của họ trong chiến dịch.
Những điều cần phải ghi nhớ trong suốt quá trình chạy dự án
Điều gì làm tăng sức thuyết phục, đảm bảo dự án này sẽ thành công hơn so với các đối thủ cạnh tranh khác.
Trong quảng cáo cần phải có những yếu tố bắt buộc nào, các thông tin cần đưa vào chiến dịch quảng cáo.
Điểm khác biệt của sản phẩm/dịch vụ của khách hàng so với những đối thủ cạnh tranh khác hiện nay.
Người thực hiện chính của dự án này là ai?

Ngoài hai mẫu Brief phổ biến ở trên, Project Brief, Design Brief, Brief Meaning,… Bạn có thể tham khảo thêm những mẫu này và kết hợp với tính đặc thù của sản phẩm, dịch vụ và các yếu tố khác để tạo nên một bản Brief chất lượng nhất.

Trên đây là các thông tin về chủ đề Brief là gì và các hướng dẫn cơ bản về cách viết Brief và bạn có thể tham khảo. Một lần nữa phải khẳng định rằng, Brief chính là một yếu tố quan trọng cần có để đảm bảo sự thành công cho chiến dịch marketing của mọi lĩnh vực. Hy vọng, với nội dung được chia sẻ ở trên, bạn có thể dễ dàng áp dụng brief Marketing vào các chiến dịch truyền thông một cách hiệu quả nhất.